"Das Finanzamt ist da“ – Was eine Kassennachschau wirklich bedeutet

Eine echte Erfahrung aus dem Modeeinzelhandel mit wertvollen Tipps für andere Händler

Margarita Albanidou war gerade mit dem Hund draußen, als das Telefon klingelte:

„Hier sind zwei Herren vom Finanzamt. Sie möchten eine Kassennachschau machen.“

20 Minuten später saß sie im Laden. Ohne Vorbereitung, ohne Steuerberater, aber mit klarem Kopf und der Gewissheit, nichts verbergen zu müssen. In diesem Erfahrungsbericht teilt Margarita, Inhaberin der Boutique Coccinella Fashion, wie sie die Prüfung erlebt hat und gibt praktische Tipps für andere Händler, die auf so eine Situation vorbereitet sein wollen.

Wer ist Margarita?

Seit über fünf Jahren führt Margarita ein Modegeschäft in Troisdorf: Coccinella Fashion. Der Store besteht seit über 40 Jahren und hat sich auf hochwertige Damenmode im mittleren bis gehobenen Preissegment spezialisiert. Die älteste Kundin ist über 90, viele kommen seit Jahrzehnten.

„Die meisten kommen nicht zufällig rein, sondern gezielt zu uns. Wir rufen an, schicken Geburtstagsgrüße oder veranstalten Events. Dieses Persönliche kann kein Onlineshop ersetzen.“

Mit der wirtschaftlichen Lage, sinkender Laufkundschaft und wachsendem Kostendruck entschied sich Margarita Anfang 2025 für den Wechsel auf Shopify POS, unterstützt von ihrem 15-jährigen Sohn Elias. Und dieser Wechsel sollte sich schon wenige Wochen später als Glücksgriff herausstellen.

Ein Abend, der alles veränderte

Der Wechsel auf Shopify POS war eigentlich für später geplant. Doch am Tag einer großen Modenschau mit 65 Gästen versagte plötzlich das alte Kassensystem.

„Elias hat in zweieinhalb Stunden unter Hochdruck Shopify POS eingerichtet, pünktlich zum Event. Ich konnte verkaufen, die Daten stimmten, alles lief. Er hat uns gerettet.“

Seit dem 27. März 2025 nutzt Coccinella Fashion das neue Kassensystem. Genau dieses Datum markierte den Startpunkt für die Daten, die später dem Finanzamt übergeben wurden.

Was passiert bei einer Kassennachschau? Der Ablauf im Überblick

Am 20. Mai 2025 kam unangekündigt das Finanzamt. Margarita war nicht im Laden. Ihre Mitarbeiterin rief sie an. 20 Minuten später war sie mit Elias vor Ort.

Hier der genaue Ablauf:

1. Ankunft und Legitimation: Zwei Prüfer stellten sich freundlich vor, zeigten ihre Ausweise und erklärten den Ablauf.

2. Einverständniserklärung: Margarita unterschrieb die offizielle Zustimmung zur Kassennachschau.

„Ich habe nichts zu verbergen, also warum nicht kooperieren?“

3. Fragen zur Kassenführung: Wer hat Zugriff? Wie ist die Organisation? Wer arbeitet wann mit der Kasse?

4. Barkassenprüfung: Margarita beendete die offene Sitzung in Shopify POS, zählte jede Münze und jeden Schein vor den Augen der Prüfer.

„Ich wusste ungefähr, was drin sein müsste. Am Ende hat es auf den Cent genau gestimmt.“

5. Testkassierung: Ein Prüfer hatte sich bereits vor der Prüfung früher am Tag ein Armband angeschaut. Margarita führte eine Kassierung mit Rabatt und storniertem Verkauf im Anschluss, komplett transparent.

6. Belegprüfung: Die Prüfer wollten echte Belege sehen. Margarita zeigte den letzten Verkauf und den Bon der Testkassierung.

7. Export der Daten: Elias exportierte direkt im Gespräch die TSE- und DSFinV-K-Daten aus OpenFiskal auf einen USB-Stick. Alles ab dem 27. März. Die Prüfer verzichteten auf Daten aus dem alten Kassensystem.

8. Offenes Gespräch und Abschluss: Kaffee wurde angeboten, es wurde gelächelt. Nach etwa 90 Minuten war die Prüfung beendet.

Margaritas wichtigste Tipps für andere Händler

💡 1. Sei kooperativ: Verhalte dich ruhig, freundlich und hilfsbereit. Das nimmt der Situation die Schärfe.

💡 2. Bereite deine Barkasse gut vor: Was im System steht, sollte auch physisch vorhanden sein und gezählt werden können.

💡 3. Dokumentiere alles ordentlich: Fehler passieren. Aber wenn du zum Beispiel mal vergisst, eine Sitzung zu starten oder der Kassenbestand nicht stimmt: dokumentiere es und leg einen Beleg in deinen Ordner.

💡 4. Verzichte auf Zettelwirtschaft bei Geldentnahmen: „Wir haben früher mal zwanzig Euro rausgenommen und ein Zettelchen reingelegt. Das machen wir jetzt nicht mehr. Besser direkt im System als Ausgabe verbuchen, mit Beleg.“

💡 5. Beschäftige dich im Vorfeld mit dem Thema: „Schon zwanzig Minuten Googeln im Auto haben geholfen. Wer weiß, wie eine Kassennachschau abläuft, hat später weniger Angst.“

Was nicht geprüft wurde, aber wichtig wird

Die Prüfer erwähnten nicht die neue Kassenmeldepflicht, die bis zum 31. Juli 2025 gilt.

„Elias hatte das zufällig gelesen. Mein Steuerberater hat mich darauf auch noch nicht hingewiesen.“

Gut zu wissen: OpenFiskal hilft beim Einreichen dieser Meldungen, bald auch automatisch mit der neuen Shopify-App “Meldefluss”.

Fazit

Die Kassennachschau war für Margarita zunächst ein Schock. Doch durch Offenheit, gute Vorbereitung und OpenFiskal wurde sie zu einem Erlebnis, das nicht schreckt, sondern stärkt.

„Ich glaube, die Prüfung war erfolgreich, weil wir offen und menschlich geblieben sind. Und weil Elias da war.