Digitaler Kassenbon in Österreich ab Oktober 2026: Das ändert sich

Ab 1. Oktober 2026 wird die digitale Belegmitnahme in Österreich einfacher. Händler dürfen einen elektronischen Kassenbeleg dann ausdrücklich so bereitstellen, dass Kunden ihn direkt beim Bezahlen mit dem eigenen Smartphone vom Display auslesen können. Gleichzeitig erhalten Kunden und Organe der Abgabenbehörde ein ausdrückliches Recht, einen Papierbeleg zu verlangen.

Für Händler mit Shopify POS klingt das zunächst nach einer kleinen Änderung. Im Alltag betrifft sie jedoch den gesamten Ablauf nach dem Bezahlen: Wie wird der Beleg erstellt und signiert? Wo erscheint er? Wie lange bleibt er sichtbar? Und was passiert, wenn der Kunde später am selben Tag doch Papier benötigt?

Wir erklären, was sich ändert, was gleich bleibt und wie sich österreichische Shopify-POS-Händler auf den 1. Oktober vorbereiten können.

Was ändert sich am 1. Oktober 2026?

Elektronische Belege sind in Österreich nicht neu. Auch bisher konnte ein digitaler Beleg die Belegerteilungspflicht erfüllen, wenn er unmittelbar nach der Zahlung für den Kunden verfügbar war.

Die neue Fassung von § 132a Bundesabgabenordnung stellt nun ausdrücklich klar: Ein elektronischer Beleg gilt jedenfalls als verfügbar, wenn der Händler dem Kunden ermöglicht, ihn im Zusammenhang mit dem Bezahlvorgang vor Ort mit einem Endgerät auszulesen.

In der Praxis eröffnet das zwei grundlegende Wege:

• Direkte elektronische Übermittlung: Der Beleg gelangt zum Beispiel per E-Mail oder App in den Verfügungsbereich des Kunden.

• Digitale Mitnahme vor Ort: Der Beleg wird auf einem kundenzugewandten Bildschirm angezeigt und kann dort beispielsweise über einen QR-Code mit dem Smartphone abgerufen werden.

Das Bundesministerium für Finanzen schreibt keine bestimmte technische Form vor. Möglich sind unter anderem E-Mail, Anhang, Web-Download, PDF, Textdatei oder ein strukturiertes Format wie XML. Entscheidend ist nicht das Dateiformat allein, sondern dass der Kunde den Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit der Zahlung tatsächlich mitnehmen kann.

Welche Anforderungen gelten weiterhin?

Die Erleichterung ändert nichts an den grundlegenden Anforderungen der österreichischen Kassenführung. Der elektronische Beleg muss weiterhin unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung erstellt und bei Verwendung einer Registrierkasse ordnungsgemäß signiert werden.

Für RKSV-pflichtige Kassensysteme müssen damit auch digitale Belege die erforderlichen Beleg- und Signaturdaten enthalten. Dazu gehört insbesondere der maschinenlesbare RKSV-Code, über den sich die Signatur des Belegs prüfen lässt.

Wichtig ist außerdem: Die Belegerteilung ist Aufgabe des Händlers. Es reicht nicht, irgendwo im Kundenkonto eine Belegseite vorzuhalten, wenn der Kunde beim Bezahlen nicht einfach darauf zugreifen kann.

Was bedeutet „digitale Mitnahme“ am Display?

Das BMF beschreibt den Ablauf recht konkret. Die Bildschirmanzeige muss so gestaltet sein, dass der Kunde den Beleg während des Bezahlvorgangs ohne Ortswechsel digital mitnehmen kann. Der Bildschirm muss dem Kunden zugewandt sein und der Beleg ausreichend lange angezeigt werden.

Für den Store-Betrieb ergeben sich daraus praktische Prüffragen:

• Ist der QR-Code aus der normalen Kundenposition gut sichtbar und scanbar?

• Bleibt die Anzeige lange genug geöffnet, auch wenn das Personal bereits den nächsten Verkauf vorbereitet?

• Führt der QR-Code zuverlässig zum richtigen Beleg?

• Funktioniert der Ablauf auf unterschiedlichen Smartphones und bei typischen Lichtverhältnissen?

• Kann der Kunde den Beleg herunterladen oder anderweitig dauerhaft übernehmen?

Ein QR-Code ist damit nicht bloß Dekoration auf dem Display an der Kassa. Er muss Teil eines funktionierenden Übergabeprozesses sein.

Muss ab Oktober noch ein Papierbeleg angeboten werden?

Ein elektronischer Beleg und ein Papierbeleg sind grundsätzlich gleichwertig. Neu ist jedoch das ausdrücklich geregelte Recht des Kunden und der Abgabenbehörde, einen physischen Beleg zu verlangen.

Der Wunsch nach Papier kann direkt nach der Zahlung geäußert werden. Laut BMF ist die Anforderung sogar nachträglich bis zum Geschäftsschluss desselben Tages möglich. In diesem Fall muss der betreffende Geschäftsfall ausreichend genau identifiziert werden, beispielsweise anhand von Betrag, Datum, Uhrzeit und handelsüblicher Bezeichnung.

Für Händler bedeutet das: Der digitale Standardprozess darf den Papier-Fallback nicht blockieren. Das Team muss wissen, wie ein bestimmter Beleg wiedergefunden und physisch ausgegeben werden kann. Die neue Regel schafft keine Pflicht, jeden Beleg automatisch auszudrucken. Sie verlangt aber einen verlässlichen Prozess, wenn Papier verlangt wird.

Auch die Art der Belegerteilung muss dokumentiert werden

Das BMF stellt klar, dass die Art der Belegerteilung im elektronischen Aufzeichnungssystem dokumentiert werden muss. Das gilt grundsätzlich bereits heute. Mit den neuen Möglichkeiten der digitalen Belegmitnahme wird diese Anforderung jedoch besonders relevant: Das Kassensystem sollte nachvollziehbar festhalten, ob bzw. auf welche Weise der Beleg elektronisch oder in Papierform bereitgestellt wurde.

Was bedeutet die Änderung für Shopify POS und OpenFiskal?

Shopify POS bildet den Verkauf ab, unterstützt die österreichische RKSV jedoch nicht allein. OpenFiskal ergänzt Shopify POS um die österreichische Fiskalisierungsebene: Belege werden signiert, mit dem RKSV-Code versehen und im Datenerfassungsprotokoll dokumentiert.

Je nach eingerichteter Belegstrecke können OpenFiskal-Belege gedruckt, per E-Mail bereitgestellt oder direkt am Point of Sale digital übergeben werden. Mit der OpenFiskal Receipts POS Extension kann nach Abschluss des Checkouts ein QR-Code direkt in Shopify POS angezeigt werden. Der Kunde scannt diesen mit dem eigenen Smartphone und öffnet den digitalen Beleg unmittelbar auf seinem Gerät, ohne eine E-Mail-Adresse angeben zu müssen. Den Ablauf zeigen wir auch in diesem kurzen Video zur digitalen Belegmitnahme mit OpenFiskal.

Wichtig ist, zwei unterschiedliche QR-Codes auseinanderzuhalten: Der RKSV-Code auf dem Beleg enthält die vorgeschriebenen Fiskal- und Signaturdaten. Der QR-Code zur digitalen Belegmitnahme dient dagegen dazu, den vollständigen digitalen Beleg auf dem Smartphone des Kunden zu öffnen. Für den Kunden ist dieser zweite QR-Code der eigentliche Übergabepunkt des digitalen Belegs an der Kassa.

Trotzdem sollte jeder Händler seine konkrete Konfiguration vor dem 1. Oktober testen. Entscheidend ist nicht nur, dass eine Funktion vorhanden ist, sondern dass sie am jeweiligen Standort mit den eingesetzten Geräten, Druckern, Displays und Mitarbeitenden zuverlässig funktioniert.

Mehr zu den Grundlagen findest du in unserem Leitfaden Shopify Registrierkasse in Österreich: RKSV-Konformität mit OpenFiskal.

Checkliste für Shopify-POS-Händler vor dem 1. Oktober

1. Belegwege pro Standort festlegen

Definiert, welcher Weg der Standard sein soll: QR-Code am Display, E-Mail, Papier oder eine Kombination. Berücksichtigt dabei unterschiedliche Store-Formate wie feste Filialen, Pop-ups und Messestände.

2. RKSV-Daten auf jedem Beleg prüfen

Führt Testverkäufe, Retouren und Stornierungen durch. Kontrolliert, ob Belegnummer, Pflichtangaben und RKSV-Code korrekt dargestellt werden und der digitale Beleg dem richtigen Shopify-Vorgang entspricht.

3. QR-Code zur digitalen Belegmitnahme unter realen Bedingungen testen

Testet den OpenFiskal-QR-Code nach dem Checkout aus Kundensicht, nicht nur hinter der Kassa. Prüft, ob der Code aus der normalen Kundenposition gut scanbar ist, der richtige digitale Beleg geöffnet wird und der Ablauf auf unterschiedlichen Smartphones zuverlässig funktioniert. Achtet außerdem auf Displayausrichtung, Helligkeit, Anzeigedauer, Mobilfunkempfang und die Zeit bis zum vollständigen Laden des Belegs.

4. Papier-Fallback organisieren

Stellt sicher, dass ein physischer Beleg auf Wunsch ausgegeben werden kann. Dokumentiert auch, wie das Team einen Beleg wiederfindet, wenn die Anforderung erst später am selben Geschäftstag erfolgt.

5. Dokumentation der Belegart verifizieren

Prüft mit eurem Anbieter, wie die gewählte Belegart gespeichert und später nachvollzogen werden kann. Klärt dabei auch, wie Exporte oder Prüfungsunterlagen diesen Vorgang abbilden.

6. Mitarbeitende kurz und konkret schulen

Das Team braucht keine juristische Schulung, sondern klare Antworten: Wo erscheint der QR-Code? Wie lange bleibt er sichtbar? Wie wird ein Beleg erneut geöffnet? Was ist bei einem Papierwunsch zu tun?

Häufige Missverständnisse

„Ab Oktober sind Papierbelege abgeschafft.“

Nein. Digitale Belege werden einfacher, aber Kunden und Abgabenbehörden können weiterhin einen physischen Beleg verlangen.

„Ein QR-Code irgendwo im Geschäft reicht aus.“

Nein. Der Kunde muss den konkreten Beleg im Zusammenhang mit dem Bezahlvorgang ohne Ortswechsel digital mitnehmen können.

„Ein digitaler Beleg braucht keine RKSV-Signatur.“

Falsch. Bei einer RKSV-pflichtigen Registrierkasse gelten die Anforderungen an Erstellung und Signierung unabhängig davon, ob der Beleg digital oder auf Papier ausgegeben wird.

„Die neue Regel betrifft nur Bargeld.“

Der Begriff Barzahlung in der österreichischen Belegerteilungspflicht ist weiter gefasst als Münzen und Banknoten. Auch Kartenzahlungen und bestimmte vergleichbare Zahlungsformen können darunter fallen. Den konkreten Anwendungsbereich sollte ein lokaler Steuerexperte für das jeweilige Geschäftsmodell prüfen.

Fazit: Digitaler Standard mit funktionierendem Papier-Fallback

Die Änderung zum 1. Oktober 2026 ist keine Abschaffung der Belegpflicht. Sie schafft einen klareren, praxistauglichen Weg für digitale Belege am Point of Sale. Händler können den Beleg per E-Mail oder App übermitteln oder ihn direkt an der Kassa zur digitalen Mitnahme bereitstellen.

Für Shopify-POS-Händler liegt die eigentliche Arbeit im Ablauf: RKSV-konforme Erstellung, scanbare Anzeige, dokumentierte Belegart und ein Papierprozess, der auch bei einer späteren Anfrage am selben Tag funktioniert. Wer diese vier Punkte vor dem Stichtag mit echten Testtransaktionen prüft, vermeidet Hektik im Store.

Erfahre mehr darüber, wie OpenFiskal Shopify POS in Österreich mit RKSV-Belegen, digitaler Belegmitnahme und prüfbaren Exporten unterstützt.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Maßgeblich sind die ab 1. Oktober 2026 geltende Fassung von § 132a BAO sowie die jeweils aktuellen Vorgaben der österreichischen Finanzverwaltung. Vor der Veröffentlichung und vor Änderungen am Kassenprozess sollte qualifizierter lokaler Rat eingeholt werden.

Quellen

• Bundesministerium für Finanzen: Elektronischer Beleg und digitale Belegmitnahme ab 1. Oktober 2026

• Rechtsinformationssystem des Bundes: § 132a BAO, Fassung ab 1. Oktober 2026

• BGBl. I Nr. 97/2025